2022年1月、改正電子帳簿保存法（以下、電帳法）が施行されます。デジタル化推進のために要件が大幅に緩和されています。コロナ禍の緊急事態宣言の際、紙ベースの事務処理がリモートワークの障壁となりました。デジタル化により、ペーパーレス化、リモートワーク導入によるコスト削減、人材獲得などのメリットが期待できます。電子インボイスも電帳法対応が前提となります。電帳法対応について解説します。

どう変わる？電帳法改正のポイントと必要な対応

電子帳簿保存法（通称：電帳法）は、税法によって紙での保存が義務づけられている帳簿書類を、電磁的記録（電子データ）で保存する場合の要件や電子取引情報の保存義務等を定めた法律です。2021年1月1日より施行されます。デジタル化推進の一環として、経理業務の電子化による生産性向上、記帳水準の向上を目的としています。

電帳法では、規定に沿って保存されていない国税関係帳簿・書類および電子取引データは、税法上の帳簿・書類として認められなくなります。紙書類との併用での保存は認められません。はEDI、インターネット、電子メール、クラウドなど「電子取引」が対象となり、メールで受領した請求書やWeb請求書発行システムも含まれます。

その一方で、税務署長の事前承認が不要になり、開始するタイミングを選べるなど対応しやすくなった部分もあります。その代わり、スキャナ保存したデータや電子取引情報を改ざんし、隠ぺいや偽装などに悪用した場合の重加算税が10％に過重されるなど、ペナルティーが厳格化しています。

＜規制緩和されたポイント＞

1、事前承認制度

2、電子システムの要件

3、電子システムの検索要件

4、適正事務処理要件

5、スキャン保存のタイムスタンプ付与期間

どう違う？電帳法とインボイス制度

関連する部分があるため混同しやすいですが、電帳法とインボイスは別の制度です。電帳法は任意ですが、課税事業者（適格請求書事業者）にとって、インボイス対応は必須です。インボイス制度により、仕入税額控除の対象にならなくなることで、非課税事業者の仕事が減少するという見方もあります。
税率別に集計、表記するインボイス（適格請求書）の作成により、経理業務の負担は増加します。DX化の流れもあり、システム導入を検討する課税事業者は多いようです。同時に電子インボイスへの移行が増えることも予測できます。電子インボイスを受領した場合は、電帳法に準じた方法で保存しなければなりません。

電帳法対応のメリットとは

電帳法で定められる「優良な電子帳簿」導入による、過少申告加算税の軽減措置がありますが、その他に、どのようなメリットがあるのでしょうか。
もっともわかりやすいのは、コスト削減です。
紙の請求書がなくなることで、印刷、保管、郵送などの費用と、月末月初の残業を削減できます。2021年10月から郵便物の翌日配送、土曜配達が廃止されていますので、紙の請求書の発送を前倒ししなければならなくなっています。また、情報漏えいの大きな原因である郵便物の誤封入もなくなりますので、セキュリティが強化されきます。
書庫などの保管スペースも不要になりますので、オフィスを有効活用できます。長期的にはリモートワーク活用とあわせて、事務所の規模縮小も可能です。事務所家賃などのコスト削減はDX化のメリットのひとつであり、電帳法対応もそれに貢献します。
電帳法対応のシステム導入により、経理業務の負担は軽減されます。ペーパーレス化により、リモートワークがしやすくなるため、交通費や残業時間の削減、遠隔地に住む人材の活用が可能になります。すでに請求書発行をシステム化していた場合でも、業務全体を見直すことでさらに生産性が向上する可能性が高いです。

デジタル初心者もすぐわかる！電帳法対応のステップ

電帳法対応にはシステムが不可欠ですが、残念ながら「電帳法対応しているシステムを購入すればすべてうまくいく」ということはありません。業務フローのどの部分をシステム化するかを見極め、自社のニーズにマッチしたソフトを選ぶ必要があります。大まかには以下の流れです。実際にシステムを検討するのが④の工程で、①～②は業務を把握している人が中心になり、システム会社と相談しながら進めるのがベストです。

＜電帳法対応の流れ＞ ①電帳法対応の目的と対応すべき課題を明確化する
②電子化する書類の洗い出し
③システム化によって変更されるフローの確認
④導入スケジュールを検討する
⑤自社のニーズ、予算にあったシステムを選定する
⑥体験版によるトライアル導入
⑦事務処理マニュアル、規程類を作成する

電帳法対応も楽々！ ソフトウェアを選ぶポイントを解説
電帳法が定める「優良な電子帳簿」を導入すると、申告漏れがあった場合に課される、過少申告加算税が５％軽減されます。ソフトウェアを選ぶ際、「優良な電子帳簿」の要件を満たしていることを確認しましょう。

インボイス（適格請求書）を手集計で作成するのは大変な作業です。電子インボイス対応も必須と考えておくとよいでしょう。また、当面の対応として、請求書作成や会計関連のソフトだけを検討される場合でも、実行予算や原価管理など機能拡張ができるソフトウェアが選ぶことをお奨めします。後になって他の業務のソフトとの連携ができなくなり、後悔されるケースがあります。導入費用や作業などの負担が少ないスモールスタートで、段階的にDX化していくのは賢いやり方と言えます。

＜「優良な電子帳簿」の要件＞
①記録事項の訂正や削除を行った場合の履歴が確保される
②通常の業務処理期間を経過した後に入力した場合は記録される
③電子化した帳簿と関連する他の帳簿との相互に関連性を確認できる
④システム関係書類等（システム概要書、システム仕様書、操作説明書、事務処理マニュアル）が備えつけている
⑤必要な機器、プログラム、関係書類が用意され、速やかに閲覧や出力ができる状態になっている。
⑥以下の要件で検索できる
・取引年月日、取引金額、取引先
・日付もしくは金額の範囲指定
・2つ以上の任意の項目の組み合わせ
⑦税務調査の際にダウンロードの求めに応じることができる