ビルメンテナンス業の管理業務では、物件ごとに必要な業務を把握し、業務にみあう人員を配置するだけでも大変な作業です。さらに、クライアントの都合で作業日程や内容が変更されることもあります。スタッフの労務管理、報告書作成や請求業務などの事務処理も多い管理業務を効率化する方法を考えてみます。

ビルメンテナンス業の管理業務が大変な理由

ビルメンテンス業の管理物件は、ほぼすべてロケーションやサービス内容が異なります。管理者は、物件ごとに契約内容を把握しなければなりません。さらに、定期清掃や点検以外に突発的なメンテンナンスや修繕、作業日程の変更など、イレギュラーな要望も多く、その都度、人員配置の調整に追われることになります。また点検実施時期や契約期間もまちまちであるため、紙の台帳では定期業務の見落としなども起こりやすく、管理するだけでも大変な労力になります。
また、スタッフ一人一人にスケジュールを伝え、入退場を確認するなど、スタッフ管理にも多くの時間が割かれています。

＜管理業務が大変な理由＞
・物件ごとに異なる契約内容を把握しなければいけない。
・定期点検や契約期間のサイクルが違うので見落としやすい。
・人手不足でスタッフの調整が難しい。
・入退場の電話連絡に時間をとられる。
・クライアントからの変更依頼が多い。
・提出書類や書式が多く、事務処理が煩雑。

ビルメンテンス業務は契約台帳で効率化できる？

ビルメンテンスはクライアントと物件ごとに契約を交わし、管理業務を受託しています。そのため、顧客管理と同時に物件ごとに契約管理が必要になります。複数の物件を保有するクライアントであれば、物件ごとに契約内容が異なり、契約期間も統一されているとは限りません。

こうした複雑な状況を効率よく管理するには、契約台帳を作成するのが効果的です。しかし、契約台帳を機能させるためには作成した後、こまめに更新していく作業が必須となり、そうした作業が負担になるためか、契約台帳を作っていないという会社は意外に多いようです。

しかし、「いつ、どこで、どのような作業を行うか」を物件ごとの契約で取り決められていますので、契約内容を台帳に記録し、一元管理することで業務内容を管理できることになります。物件ごとに異なる業務を一元管理することで業務の全体像を把握しやすくなり、スケジュール管理や効率の良い配置が行えるようになります。

契約台帳を作成することで、管理業務の効率化を期待できます。営業管理、業務管理の両面で、契約台帳は重要な情報資産になります。また、契約状況を一目瞭然で把握できますので、経営判断の材料にもなります。

契約台帳のデータベース化で管理業務の効率化

契約内容を紙の一覧表に書きこんで管理している会社も少なくないようです。紙の資料には、誰もが簡単に閲覧できるという長所があります。しかし、手書きで書き足したり、転記したりするうちに書き間違いを起こしたり、記載内容を見落としたりなどの人的なミスが起こりやすい短所があります。また、契約ごとに個別の管理が行われていてわかりづらく、関係する社員が面倒に感じながら運用を続けているということも珍しくありません。

ITを活用して契約台帳をデータベース化すれば、データの更新を簡単に行うことができ、転記ミスの可能性はなくなります。また、定期点検の実施時期や契約更新のスケジュールの管理が簡単にできます。登録済みの全データから検索できるので、点検、修繕工事などの履歴を登録しておけば、過去の実績を追加作業の提案にもつなげられます。

＜データベース化でできること＞
・点検実施や契約更新の時期で検索してスケジュール管理できる。
・過去に実施した作業の履歴を簡単に調べられる。
・年度変わりや契約更新の転記作業が簡単にできる。

管理業務のDXはチャンスロス削減や原価管理にも効果

政府が主導するDX（デジタルトランスフォーメーション）は、社会全体の取り組みとして注目されていますが、業種によって普及率には差異があり、大手企業と比較すると中小企業への浸透には時間がかかっているようです。DXの基本は既存の業務フローをデジタル化して、情報共有や事務処理の効率化を図ることです。例えば、ビルメンテンス業の紙の契約台帳をデータベース化するのも、DXの第一歩と言えます。データベース化による業務効率化の可能性は前述の通りですが、さらに踏みこんだメリットもあります。

ビルメンテンス業の管理者のお悩みの一つに、物件ごとのタイミングの違いで、請求もれや提案するタイミングを逃すなどのチャンスロスを起こしやすいことがあげられます、データベース化によるスケジュール管理で、こうしたチャンスロスは防止できるようになります。

さらに、契約台帳から人員配置やクライアントへの通知、報告書作成などを行える機能を実装した、スケジュール管理ソフトがあります。スタッフ側でも入退出や作業報告をスマートフォンやタブレットで行うことができ、管理者はそれをリアルタイムで受信できます。入退出報告の電話対応に追われることもなくなります。

見積ソフトや原価管理ソフトとの連携で、点検結果をメンテナンスや修繕工事の提案につなげたり、点検業務の工数を原価管理に反映したりすることもできます。こうした機能により、契約台帳の活用による管理業務の効率化、そして業務実績の情報を生産性向上、経営基盤の強化に活かせるようになります。

紙ベースの管理をソフトウェアに移行することに抵抗を感じる方もいらっしゃいますが、Office製品に近い操作性で、パソコン初心者の方にも慣れやすくなっています。

契約台帳からスケジュール管理、請求書発行などにデータ活用できるソフトにご興味をお持ちいただけましたら、石田データサービスまでお問い合わせください。ご存じの通り、中小企業のIT投資を支援する施策もあります。ソフトウェア購入費用の1/2～1/3が補助されるIT導入補助金などの活用をご検討されてはいかがでしょうか。

管理者の負担軽減と点検業務の品質向上をめざせる

ビルメンテンス事業は、ロケーションやメンテナンスの頻度などの物件ごとの条件や顧客の要望にきめ細かく対応していく必要があります。顧客対応から現場の人員の配置と管理、業務報告などを一手に引き受け、統括するのが業務管理者です。現場がスムーズにまわり、収益を確保できるかどうかは管理業務の品質にかかっています。
システム活用によって管理業務の負担を軽減することで、管理者はより広く目を配れるようになり、現場業務を効率化することができます。また、過去履歴などのアウトプットがスムーズになれば、先回りした提案ができるようになり、顧客満足度の向上と収益の増加が期待できます。