仕事のアシスタントからスキマ時間の話し相手まで、生成AIは身近な存在になりました。生成AIと言えばChatGPT を思い浮かべる方は多いと思いますが、Microsoftの検索エンジン「Bingチャットエンタープライズ」やGoogle「Bard」など、無料で使える生成AIはいくつもあります。

　2023年11月、ついにWord、Excel、PowerPointなどのMicrosoft 365製品に連携するAI支援ツール「Microsoft 365 Copilot」がリリースされました。Microsoft 365 Copilotの登場で、デスクワークはどう変わるのか、効率よく活用する方法などを解説します。

目次
－Microsoft 365 Copilotで生成AIがより身近に
（1）Microsoft 365 Copilotとは何か？
（2）Microsoft 365 CopilotとChatGPTの違い
（3）生成AIが身近になる理由
－Microsoft 365 Copilotができること、活用例
（1）具体的にどんな使い方ができる？
（2）Microsoft 365 Copilotで効率化できる業務の例
－Microsoft 365 Copilotを活用するコツ
－生成AIとの上手な付き合い方

Microsoft 365 Copilotで生成AIがより身近に

　マイクロソフト社は、Microsoft 365 Copilotの提供を開始しました。現在は限定的な公開ですが、今後は広く提供される予定です。中小企業のデスクワークにも、生成AIが浸透すると考えられます。Microsoft 365 Copilotについて、AI活用にあまり詳しくないという方にもわかりやすく解説していきます。

（1）Microsoft 365 Copilotとは何か？

　Microsoft 365 Copilotは、AI技術でパソコンでの作業をサポートするデジタルアシスタントツールです。Microsoft 365製品群からシームレスに生成AIを活用できます。Copilot（副操縦士）という名の通り、デスクワークの効率と品質を高める支援をめざすツールです。Microsoft 365 Copilotの機能と特徴を簡単にまとめます。

（2）Microsoft 365 CopilotとChatGPTの違い

　Microsoft 365 CopilotとChatGPTは、どちらもOpenAIが開発した大規模言語モデル（LLM）であるGPT-4を搭載しています。Microsoft 365 CopilotとChatGPTの主な違いについて紹介します。

　まず、Microsoft 365 CopilotとChatGPTは、役割や利用目的が違います。Microsoft 365 Copilotは、GPT-4がベースになっていますが、、Word、Excel、PowerPoint、Outlook、Teamsなどと連動して、作業を支援する目的に特化したツールです。

　一方、ChatGPTは自然言語処理という技術を用いた生成AIで、AIとの対話（チャット）によって、ユーザーが求める回答を文章やプログラムなどの形で生成します。
ChatGPTは、サービス（有償・無償）によって対応内容が異なります。例えば、無償版のGPT -3.5は学習データの範囲内で回答しますが、有償版のGPT-4.0Turboは学習データにプラスして、検索エンジンのようにWebから検索したデータを利用できます。

　しかし、最新の情報を入手できなかったり、誤った情報を参照したりする可能性があります。一方、Microsoft 365 Copilotは、学習データとWeb検索のデータが利用でき、さらに社内に蓄積されているデータも利用できるため、より適切な回答を生成できるようになるでしょう。

（3）生成AIが身近になる理由

　ChatGPTを活用している人は、ChatGPTで得られた情報や結果をWordやExcelなどのMicrosoft製品にコピーして使うという作業を行っています。Microsoft 365 Copilotでは、使い慣れたMicrosoft製品の中にAIが搭載されているのですから、別々に操作する必要がなく、データ保護に気を遣う必要もありません。

　生成AIに興味はあっても、これまでChatGPTを使っていない方、使いこなすに至っていない方にとって、生成AI活用のハードルを下げる効果があると考えられます。

＜ここまでのポイント＞
・WordやExcelなどMicrosoft製品から、AIに指示や相談ができる。
・自社内のデータやファイルをナレッジとして活用できる。
・入力された情報が学習データとして使用されることはない。

Microsoft 365 Copilotができること、活用例

（1）具体的にどんな使い方ができる？

　Microsoft 365 Copilotは、Wordで文章作成する際の下書き、Excelでデータを集計するときには、数字のまとめ直しや多角的な分析、グラフ生成や視覚化、PowerPointでは、プレゼンテーションの下書きや編集をサポートしてくれます。また、CopilotからMicrosoft Streamでビデオの要約や編集、検索、共有を行ったりすることもできます。

（2）Microsoft 365 Copilotで効率化できる業務の例

　Microsoft 365 Copilotを活用して業務を効率化する例を紹介します。いずれの作業でもCopilotが作成したコンテンツが不適切だったり、誤解を招いたりする可能性はあります。実際に使用する前に入念に内容を確認し、必要に応じて修正することが重要です。

①メール返信の文案を作成する
Outlookでメールを開くと、メールの要約や返信文の下書きを作成して提案してくれます。メールの内容を簡単に把握でき、メールチェックや返信にかかる時間を短縮できます。返信文の書き出しに悩む時間を削減できます。

②データの集計や分析を行う
Excelでテーブル化されたデータの集計や分析を行えます。依頼すれば、売上データから傾向を読みとったり、グラフや表を作成してくれます。簡単に可視化できるので、データの理解にかかる時間を削減でき、レポートやプレゼンテーションへの活用も容易になります。関数や操作を自分で考えたり調べたりする手間が削減され、データの傾向や特徴を見逃すこともなくなります。

③プレゼンテーション資料を作成する
PowerPointで作成したいプレゼンテーションのテーマや目的を伝えると、それに合ったスライドのレイアウトやテキスト、画像などのコンテンツを作成します。既存のスライドに対する文法や表現のチェック、修正の提案もできます。プレゼンテーション作成にかかる時間を短縮し、プレゼンテーションの品質や効果の向上が期待できます。

＜ここまでのポイント＞
・Word、Excel、Powerpointで、文書や表・スライドなどの作成支援ができる。
・Microsoft 365 Copilotの役割はあくまで作成支援。内容の精査や編集作業は必須。

Microsoft 365 Copilotを活用するコツ

（1）Microsoft 365 Copilotを使いこなすための準備

Microsoft 365 Copilotを利用するには以下のライセンスが必要です。

＜導入に必要なライセンス＞
・Microsoft 365 E3またはE5のライセンス（企業向けエンタープライズプラン）
・Microsoft 365 Copilotのライセンス
・Microsoft Entra ID (旧称 Azure Active Directory) アカウント

　現在はパブリックプレビューの期間に当たるため、Microsoft365 E3/E5のEnterPrise Agreement(EA)もしくはEnterprise Subscription(EAS)の契約者のみ、Microsoft365 Copilotのライセンスを購入できます。正式な一般提供は、2024年前半に予定しているそうです。

　ライセンスが用意できたら、ユーザーがアクセスできる範囲や、利用できるアプリ・サービスを最適な状態に設定したうえで、ライセンスを割り当てます。①と②の手順はCopilotを経由して、機密情報が閲覧する権限を持たない従業員に対して開示されることを防止するために必要な手順です。

＜導入手順＞
①ユーザーの既存データへのアクセス範囲を設定する
②Microsoft 365 Copilot が使えるアプリとサービスを確認する
③Microsoft 365 Copilot のライセンスを割り当てる

参考記事：Microsoft 365 Copilot の一般提供開始 – Microsoft コミュニティ ハブ

（2）Microsoft 365 Copilotを活用するコツ

　Microsoft 365 Copilotを活用するコツを紹介します。指示の出し方や情報の渡し方によって、AIの回答の品質は大きく変わってきます。これからは、AIを使いこなすスキルがデスクワークの品質や効率を大きく左右するでしょう。すなわち、AI活用スキルが優秀な人材の条件になると考えられます。ここで紹介する「活用のコツ」は生成AI全般に共通しますので、ChatGPTその他の生成AIにも応用できます。

①プロンプトは具体的かつ明確に
Microsoft 365 Copilotが文章を生成するには具体的かつ明確な指示が必要です。指示が具体的であればあるほど、正確な結果を生成することができます。
例）この文章を短くしてください　→　この文章を200字程度に要約してください

②適切なキーワード、材料を提供する
キーワードや参照できる材料を提供すると、それを参考にして文章を生成できます。
例）「新規取引先」に提案するプレゼンテーションの下書きを作成してください
「ホームページの問い合わせ」メールへの返信文を作成してください

③編集を行う
Microsoft 365 Copilotが生成した文章には、誤解を招く表現が含まれる場合もあります。必ず編集を行い、適切な修正を加えることで、より質の高いコンテンツになります。

④セキュリティに配慮する
ChatGPTなどでは機密情報を含む文章を生成する場合には、学習データとして利用されないようオプトアウト設定が必要です。Microsoft 365 Copilotでは学習データとしての利用されることはありません。しかし、社員には適切にアクセス権限を設定しないと、Copilot経由で社内秘扱いにすべきファイルの内容が流用されてしまうリスクがあります。生成AI利用時には、セキュリティに充分に配慮しましょう。

⑤繰り返し練習する
Microsoft 365 Copilotを上手に指示するためには、繰り返し練習することが大切です。Microsoft 365 Copilotがどのようなコンテンツを生成するのかを理解し、適切な指示を出すことができるようになるまで、練習することが必要です。

⑥生成AIの特性を理解する
MicrosoftのBingは生成AIの中では比較的調べものに強いという定評がありました。GPT-3.5が学習したデータで回答するのに対し、GPT-4.0を搭載したCopilotはWebや社内データを検索しながら回答するため、社内のナレッジ活用の促進も期待できます。但し、どれもあくまでも支援ツールという役割ですので、ファクトチェック（事実確認）は必須です。他の生成AIで確認する方法もあります。最新ソースに基づいた回答に定評があるPerplexity.AIなどと組合せて活用するのもよさそうです。

＜ここまでのポイント＞
・AIを使いこなすスキルが仕事のパフォーマンスを左右するようになる。
・AI活用スキルが優秀な人材の条件になることも考えられる。

生成AIとの上手な付き合い方、注意点

　同じ生成AIを使っても、使い方次第で得られる回答の精度や品質は変わってきます。生成AIとの上手な付き合い方を学びましょう。
そのうえで、生成AIの活用で業務を効率化し、空いた時間を人間にしかできない高度な判断や創造性を発揮する作業に向けられるようになると、生産性の向上が期待できます。

　AIが電卓と同じように使われる未来は、すぐそこまで来ていると考えられます。身近になりつつある今から、積極的に生成AI活用に挑戦し、来るべき未来に備えておくことをお勧めします。

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