PC困りごと解決
デスクトップの整理整頓

デスクトップの整理術で仕事の効率も気分もUP！

＜こんな方にオススメです！＞
● デスクトップの大量のアイコンを減らして、画面をスッキリさせたい
● 使いたいフォルダがどこにあるかわからなくなり、探すのに時間がかかってしまう
● デスクトップを見るたび、仕事のやる気がそがれてしまう

■とりあえずデータを分別してみましょう！

「後で整理するから」とダウンロードしたファイルや作成したフォルダをデスクトップに保存し続け、ふと気づけば、デスクトップ一面にフォルダが貼り付いていてウンザリ・・・いう方は非常に多いと思います。整理しようと思っても、どこにどんなファイルが入っているのか、どれが必要なのフォルダなのか、自分でもわからなくなっています。

こんな画面になっていませんか？
見た目がよくないだけでなく、このような問題が発生します。

・必要なファイルを探すのに時間がかかかる
・仕事の効率も落ちてしまい
・PCの起動が遅くなる原因になる場合も

さっそく、フォルダの整理を始めてみましょう！フォルダ整理術の第1歩はデータの分類です。
「絶対必要なフォルダ」「いらないフォルダ」「どっちとも言えないフォルダ」の3つのフォルダを作成して、デスクトップ上のデータをそれぞれに分別します。

分別が終わったら、「いらないフォルダ」のデータはすべて消去！・・・する前に、ごみ箱の設定を確認しましょう。

デスクトップ上で削除したデータが、ごみ箱に移動されるようになっていれば、しばらくは復元できるので安心です。

デスクトップ上にごみ箱を表示する方法
「設定」→「個人用設定」→「テーマ」をの順に左クリックしていくと「デスクトップアイコンの設定」が出てきます。「ごみ箱」にチェックを入れることでデスクトップにごみ箱が出てきます。

デスクトップ上のごみ箱を右クリック→「プロパティ」を左クリック

「ごみ箱にファイルを移動しないで削除と同時にファイルを消去する」にチェックがあると削除ファイルはごみ箱に入らないのでご注意ください。

また、社内の共有フォルダ内のデータは消去してもごみ箱に入りません。削除する際はくれぐれも慎重に行ってください！

カスタムサイズの最大サイズを超えた場合は下のメッセージが表示されます。

「はい」を選ぶとごみ箱に入ることなくデータは消去されます。必要に応じて最大サイズを変更しましょう。

「設定」→「システム」→「ストレージ」→「ストレージセンサー」でごみ箱内のファイルの保存期間の設定もできます。もちろん自動消去しない設定もできます。

ごみ箱の設定、フォルダの仕分けが完了しましたら次に進みましょう！

■フォルダに階層を設ける

ご存じかと思いますが、フォルダの中にフォルダを作ることができます。
紙の書類をファイリングするようにフォルダに階層を作ると、データ探しはぐんと楽になります。
例）「広島市中区」に関連するデータを保管する場合、　「広島県」→「広島市」→「中区」　という形で、都道府県から市区町村へと細分化していくイメージです。

このように、仕事で使用するフォルダは「業務全体の名称」→「業務内容」→「タスク名」→「実際のofficeファイル」といった感じで3～4階層程度に留めるのがおすすめです。あまり階層を増やしすぎても、めざす書類にたどりつくのに時間がかかるようになってしまいますのでご注意ください。

■フォルダの順番を指定してさらに見やすく！

使用頻度の高い順番でフォルダが表示されると仕事の効率があがり、見た目もすっきりします。フォルダ名の冒頭に、使用頻度の高い順に番号を割り当てるのがもっとも簡単な方法です。

＜表示順のルール＞
・昇順の場合、ファイル名がofficeやJPEG、PDFといったデータ種類よりも優先されます。
・フォルダ名の優先順位は以下の通りです。
　記号→数字→アルファベット→ひらがな=カタカナ→漢字
・記号の優先順位は所説ありますが、今のところ
　「！」　が一番上にくると言われています。
　たとえば、社内共有フォルダ内の全員に注目してほしいフォルダに
　「！」　をつけると、皆さんの目に留まりやすくなります。
　是非活用してみてください。